Schvaľovanie účtovných dokladov

Po vytvorení requestu – požiadavky (ako je znázornené v animácii) sa request odošle na schválenie. Na základe dát z dokladu ako typ dokladu, stredisko, čiastka a podobne sa na pozadí systému spustí workflow – automatický proces.

Workflow obsahuje informácie, na základe ktorých sa odošlú notifikácie – upozornenia schvaľovateľom. Mail obsahuje základné informácie týkajuce sa daného requestu. Následne každý schvaľovateľ, ktorý je  zaradený do daného workflow, môže request schváliť, zamietnuť alebo vrátiť žiadateľovi. Pri zamietnutí alebo vrátení requestu, musí schvaľovateľ napísať dôvod rozhodnutia. Každé schválanie, vrátenie alebo zamietnutie requestu vygeneruje notifikáciu pre žiadateľa aj niektorých schvaľovateľov. Každý používateľ, ktorý je zainteresovaný do daného requestu, má aktuálne informácie a môže podľa toho vykonať dalšie kroky.

Schválený request sa následne môže automaticky odoslať do účtovného programu na ďalšie spracovanie. Stav takéhoto requestu sa zmení na  „Odoslaný do účtovníctva“.

Po schválení requestu sa presunie do archívu. Archív je prístupný všetkým používateľom podľa nastavenia príslušných práv. V archíve je možné vyhľadávať dáta podľa ľubovoľného kritéria v rámci daného prehľadu. Nie je potrebný prístup do ERP (plánovanie podnikových zdrojov) systému a zaobstarávať drahé licencie resp. sa obracať na interné oddelenia.