Case study
Zhrunite projektu
Essilor pôsobí na Slovensku pod názvom Essilor Slovakia s.r.o. od roku 1997. Počas doterajšej existencie si na slovenskom trhu neustále upevňuje svoju pozíciu lídra v oblasti očnej optiky. V tejto oblasti je tiež producentom všetkého, čo s očnou optikou súvisí. Spoločnosť sa rozhodla odbúrať zložitý obeh viacerých papierových dokumentov a prejsť na nový elektronický systém spracovania a evidencie faktúr, objednávok, zmlúv a smerníc, dochádzky a absencií.
Výzvy a požiadavky
Hlavnou požiadavkou klienta bola unifikácia interných procesov, digitalizácia dát, jednotný prístup k dátam riadený prístupovými právami na zabezpečenie bezpečnosti prístupu k citlivým informáciám.
Dokumenty v elektronickej podobe minimalizujú riziko chýb, zvyšujú efektivitu práce, jej presnosť a rýchlosť. Umožňujú, aby zodpovední užívatelia mali vždy stopercentný prehľad o faktúrach, objednávkach či zmluvách s obchodnými partnermi.
Spoločnosť 4B Software, s.r.o. preto v niekoľkých fázach implementovala platformu Request Management Portal a upravila dané riešenie podľa požiadaviek zákazníka aj s automatickým obojsmerným prepojením na informačný systém Microsoft Dynamics NAV.
Výsledky a prínosy
V prvej fáze sa implementoval dynamický workflow s prepojením na účtovný modul pre účtovné doklady ako sú napr. nákupné a predajné faktúry, objednávky, dobropisy, bankové príkazy a podobne. Účtovné doklady sa spracúvajú so všetkými údajmi potrebnými pre automatický zápis do účtovného systému. Tomu predchádza hierarchicky nastavený proces schvaľovania a možnosť opravy a kontroly údajov v účtovnom systéme. Samotný proces pred zápisom do ostrej evidencie uľahčuje aj viacero možností automatického dopĺňania vopred definovaných údajov. Samozrejmosťou je prístup do histórie operácií a zmien, ktoré sa dotýkali konkrétneho dokladu.
Druhá fáza projektu zahŕňala implementáciu dokumentového modulu s prepojením na dynamický workflow. Jednotlivé dokumenty ako napríklad zmluvy, dodatky smernice a podobne na seba nadväzujú a sú prepojené s účtovným modulom. Zároveň, podobne ako v prípade účtovného modulu, aj v dokumentovom module je po schválení a definitívnom zaevidovaní dokumentu garantovaná možnosť jeho sprístupnenia definovaným osobám a jednoduchého vyhľadávania spolu s detailným prehľadom vykonávaných úprav.
Tretia fáza projektu zahŕňala implementáciu dochádzkového modulu a evidencie absencií s prepojením na dynamický workflow. Jednotlivé pohyby v dochádzke ako napríklad príchody, odchody a podobne na seba nadväzujú a sú prepojené s evidenciou absencií. Zároveň podobne ako v prípade účtovného modulu aj v dochádzkovom module je po schválení a definitívnom zaevidovaní dochádzky garantovaná možnosť jeho sprístupnenia definovaným osobám a jednoduchého vyhľadávania spolu s detailným prehľadom vykonávaných úprav.
Čo umožnila platforma RMP
- Sprehľadnenie a zrýchlenie obehu dokladov
- Zjednodušenie schvaľovacích procesov
- Sprístupnenie schválených dokladov definovaným osobám
- Archivácia dokladov s históriou operácií a zmien
Platforma Request Management Portal vytvorila v spoločnosti Essilor Slovakia, s.r.o. prostredie, v ktorom je všetko usporiadané, prehľadné, prepojené na informačný systém Microsoft Dynamics NAV, a pritom nenáročné na obsluhu a údržbu. Po zavedení systému sa spoločnosti podarilo zrýchliť obeh dokladov v dobe, kedy sa pre vyhodnotenie ekonomických výsledkov každá minúta počíta.
Zaujala vás naša ponuka?
Ak vás zaujala naša ponuka, kontaktujte nás skrz kontaktný formulár.
