Schvaľovanie dokumentov

Po vytvorení požiadavky sa dokument odošle na schválenie (ako je znázornené v animácii ). Na základe informácií z dokumentu, ako typ dokumentu, stredisko, čiastka a podobne sa na pozadí systému spustí automatický proces. Ten obsahuje informácie, na základe ktorých sa odošle upozornenie schvaľovateľom.

Mailová notifikácia obsahuje základné informácie týkajuce sa danej požiadavky tak, aby bol schvaľovateľ oboznámený s udalosťami ihneď po otvorení emailu. Následne každý schvaľovateľ, ktorý je  zaradený do daného systému, môže požiadavku schváliť, zamietnuť alebo vrátiť žiadateľovi. Pri zamietnutí alebo vrátení požiadavky, musí schvaľovateľ napísať dôvod takéhoto rozhodnutia.

Káždé schválanie, vrátenie alebo zamietnutie požiadavky vytvorí upozorernie pre žiadateľa  aj na niektorých schvaľovateľov. Každý užívateľ, ktorý je zainteresovaný do danej požiadavky, má vždy aktuálne informácie a môže podľa toho vykonať ďalšie kroky. 

Po schválení sa dokumentu sa automaticky presunie do archívu. Archív je prístupný všetkým užívateľom podľa zvolených nastavení. 

Dokumentové requesty je možné medzi sebou prepájať a vytvárať tak súvislosti. To umožňuje užívateľovi jednoduhšie prehľadávanie dokumentového archívu.

 V archíve je možné vyhľadávať dáta podľa ľubovoľného kritéria v rámci daného prehľadu. Odpadá tak nutnosť manuálne prehladávať fyzický archív a obracať sa na príslušné oddelenie.