V tejto časti si popíšeme spôsob, ako zadať účtovný request, konkrétne nákupnú faktúru v systéme Request Management Portal. Video návod je dostupný na YouTube kanáli.
Po prihlásení sa do aplikácie sa zobrazí hlavná stránka. Pre účtovné requesty ako nákupná objednávka, faktúra, dobropis a podobne budeme využívať červenú sekciu.
Červená sekcia pozostáva z troch častí.
Prvá časť slúži na zadávanie nových účtovných requestov.
Druhá časť zobrazuje requesty, ktoré čakajú na spracovanie, čiže na schválenie.
Tretia časť zobrazuje requesty, ktoré už boli spracované, teda schválené alebo zamietnuté.
My začneme zadaním nového účtovného requestu. V prvom okne klikneme na odkaz „Vytvoriť request“.
Zobrazí sa stránka, kde sa zadávajú detailné informácie.
Najprv si zo zoznamu typov requestov vyberieme možnosť NÁKUPNÁ FAKTÚRA. Okrem tejto možnosti je možné si vybrať aj iné možnosti podľa nastavenia systému.
Následne si vyberieme oddelenie, ktorému nákupná faktúra patrí.
Ďalším krokom je výber partnera teda dodávateľa.
Nastavíme dátum dokladu.
Zadáme čiastku.
Zadáme číslo faktúry.
Vyberieme súvisiaci request, ktorý už bol schválený. Súvisiaci request môže byť napr. nákupná objednávka alebo nákupný dobropis poprípade zmluva na dodávku služieb alebo tovaru. V našom prípade to bude nákupná objednávka.
Pripojíme prílohu.
A nakoniec, ak je to potrebné, môžeme pre schvaľovateľa napísať nejakú poznámku.
Ak je všetko vyplnené, klikneme na tlačidlo „Vytvoriť a odoslať na schválenie“.
Systém nás následne presmeruje na zoznam otvorených requestov. Aktuálne nemáme otvorené žiadne requesty, ktoré by sme mali odoslať na schválenie.
V tomto momente je účtovný request odoslaný na schválenie. Schvaľovateľ je automaticky notifikovaný mailom.
Request odoslaný na schválenie, nájdeme v druhej časti červenej sekcie.
Kliknutím na tlačidlo „Detail“ sa zobrazia detailné informácia o danom requeste. (kliknúť na tlačidlo)
V hornej časti vidíme detailné informácie o danom requeste, v spodnej časti nájdeme bližšie informácie o schvaľovaní daného requestu.
