V tejto časti si popíšeme spôsob, ako schváliť účtovný request, konkrétne nákupnú faktúru v systéme Request Management Portal. Video návod je dostupný na YouTube kanáli.
Po odoslaní účtovného requestu na schválenie, každý schvaľovateľ je notifikovaný emailom s detailnými informáciami o danom requeste.
Všetky emailové notifikácie v RMP sú dvojjazyčné. Prvá časť notifikácie je v lokálnom jazyku a druhá časť notifikácie je v anglickom jazyku.
Kliknutím na odkaz sa otvorí detail daného requestu. V prípade, že schvaľovateľ nebol prihlásený do RMP, systém ho vyzve na prihlásenie. Následne sa mu zobrazí detail requestu.
V hornej časti vidíme detailné informácie o danom requeste. V spodnej časti nájdeme prílohu nákupnej faktúry, ktorú si môžeme otvoriť kliknutím na tlačidlo OTVORIŤ. Nižšie nájdeme bližšie informácie o schvaľovaní daného requestu. Aby request bol kompletne schválený, musia ho schváliť všetci schvaľovatelia.
Pri schvaľovaní requestu, môže schvaľovateľ daný request zamietnuť, vrátiť spať žiadateľovi, schváliť alebo sa vrátiť na zoznam requestov čakajúcich na spracovanie a vybrať si iný request na schválenie. Request schválime kliknutím na tlačidlo SCHVÁLIŤ.
Po schválení requestu nás systém presmeruje na zoznam requestov čakajúcich na spracovanie, teda na schválenie, zamietnutie alebo vrátenie.
Spracované účtovné requesty nájdeme v tretej časti červenej sekcie. Kliknutím na odkaz „Zoznam requestov“ sa zobrazí prehľad spracovaných requestov. Kliknutím na tlačidlo „Detail“ sa zobrazia detailné informácie o danom requeste. V hornej časti vidíme informácie o requeste. V spodnej časti nájdeme prílohu, ktorú si môžeme otvoriť kliknutím na tlačidlo OTVORIŤ. Nižšie vidíme informácie o schvaľovaní.
Po schválení requestu je žiadateľ notifikovaný emailom, v ktorom sú základné informácie o schválenom requeste. Kliknutím na odkaz sa žiadateľovi zobrazia detailné informácie o schválenom requeste.
Schválený request sa následne môže automaticky odoslať do účtovného programu na ďalšie spracovanie. Stav takéhoto requestu sa zmení na „Odoslaný do účtovníctva“.
