V tejto časti si popíšeme spôsob, ako zadať dokumentový request, konkrétne zmluvu v systéme Request Management Portal. Video návod je dostupný na YouTube kanáli.
Po prihlásení sa do aplikácie sa zobrazí hlavná stránka. Pre dokumentové requesty ako zmluva, dodatok, smernica, dohoda a podobne budeme využívať žltú sekciu.
Žltá sekcia pozostáva z troch častí.
Prvá časť slúži na zadávanie nových requestov.
Druhá časť zobrazuje requesty, ktoré čakajú na spracovanie, čiže na schválenie.
Tretia časť zobrazuje requesty, ktoré už boli spracované, teda schválené alebo zamietnuté. Zároveň tretia časť slúži ako archív dokumentov.
My začneme zadaním nového dokumentového requestu.
V prvom okne klikneme na odkaz „Vytvoriť request“.
Zobrazí sa stránka, kde sa zadávajú detailné informácie.
Najprv si zo zoznamu typov requestov vyberieme možnosť ZMLUVA.
Okrem tejto možnosti je možné si vybrať aj iné možnosti podľa nastavenia systému.
Následne si vyberieme oddelenie, ktorému daná zmluva patrí.
Ďalším krokom je výber partnera.
Následne zadáme číslo zmluvy.
Nastavíme dátumy platnosti zmluvy.
Zadáme čiastku.
V prípade, že zmluva nemá pevne definovanú čiastku, môžeme toto pole preskočiť alebo zadať predpokladanú hodnotu zmluvy.
Ďalej pripojíme prílohu.
A nakoniec, ak je to potrebné, môžeme pre schvaľovateľa napísať nejakú poznámku.
Ak je všetko vyplnené, klikneme na tlačidlo „Vytvoriť a odoslať na schválenie“.
Systém nás následne presmeruje na zoznam otvorených requestov. Aktuálne nemáme otvorené žiadne requesty, ktoré by sme mali odoslať na schválenie.
V tomto momente je dokumentový request odoslaný na schválenie. Schvaľovateľ je automaticky notifikovaný mailom.
Request, odoslaný na schválenie, nájdeme v druhej časti žltej sekcie.
Kliknutím na odkaz „Zoznam requestov“ sa nám zobrazí zoznam requestov, čakajúcich na schválenie.
Kliknutím na tlačidlo „Detail“ sa zobrazia detailné informácia o danom requeste.
V hornej časti vidíme detailné informácie o danom requeste.
V spodnej časti nájdeme priloženú zmluvu, ktorú si môžeme otvoriť a taktiež bližšie informácie o schvaľovaní daného requestu.
